Datenschutzerklärung

Informatiebrief privacy aan werknemers D&F 

Privacy is een grondrecht en dat respecteren wij. In het kader van jouw arbeidsovereenkomst is het echter noodzakelijk dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Door middel van deze brief informeren wij je over de verwerkingen van jouw persoonsgegevens, het doel van deze verwerkingen, de verwerkers die in het kader van de arbeidsrelatie jouw gegevens zullen verwerken, of de gegevens naar het buitenland worden overgebracht en waar jij heen kunt met eventuele klachten. Ook informeren wij je over hoe lang wij de persoonsgegevens bewaren.

Persoonsgegevens 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets zeggen over een persoon en op een bepaalde manier herleidbaar zijn naar een persoon. Hierbij kun je denken aan jouw naam, adres en geboortedatum.

Wij verwerken van onze werknemers de volgende persoonsgegevens:

• Achternaam, voornaam en voorletters;
• Geslacht;
• Nationaliteit; 
• Geboortedatum en –plaats;
• Burgerservicenummer;
• Kopie identiteitsbewijs
• Personeelsnummer;
• Adres, postcode en woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bank- en/of girorekeningnummer (IBAN);
• Rijbewijsnummer;
• Locatiegegevens;
• Camerabeelden;
• Gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• Gegevens betreffende de functie of voormalige functie, aard en inhoud, en beëindiging van het dienstverband;
• Gegevens met betrekking tot aan- en afwezigheid in verband met verlof, ziekte, bevalling of arbeidsduurverkorting;
• Gegevens die in het belang van werknemer worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;
• Gegevens over gezinsleden in verband met een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
• Gegevens met betrekking tot het organiseren van personeelsbeoordeling en loopbaanregeling;
• Gegevens met betrekking tot het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan de werknemer;
• Gegevens met betrekking tot het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van de werknemer.

Grondslag

De verstrekking van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst of aan een wettelijke verplichting. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens omdat wij hierbij een gerechtvaardigd belang hebben. Indien nodig vragen wij separaat toestemming voor bijzondere verwerkingen. Toestemming kun je altijd intrekken.

Doeleinden 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• De behandeling van personeelszaken;
• Het onderhouden van contact;
• Het verrichten van administratieve handelingen;
• Het vaststellen en doen uitbetalen van salaris;
• Het vaststellen en betalen van belastingen en premies;
• Het regelen van aanspraken op uitkeringen;
• Opleiding;
• Bedrijfsmedische zorg;
• Bedrijfsbeveiliging;
• De uitvoering van de voor jou geldende arbeidsvoorwaarden;
• Het opstellen van een lijst van data van verjaardagen en andere feestelijke gebeurtenissen;
• Het verlenen van ontslag;
• Accountantscontrole;
• Het regelen van een pensioenvoorziening;

Wij verwerken jouw persoonsgegevens slechts voor zover nodig voor bovengenoemde doeleinden en voor zover dat nodig of toegestaan is op basis van de wet. De personeelsgegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan waarvoor deze zijn verkregen.

Géén geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming op basis van jouw persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij verwerken niet allen jouw persoonsgegevens, wij dragen ook zorg voor een adequaat beveiligingsniveau en leggen passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiervoor is een intern privacy- en informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. 

Geheimhouding

Voor iedereen binnen D&F geldt een verplichting tot geheimhouding van persoonsgegevens waarvan kennis wordt genomen tijdens het dienstverband, zowel gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst als na het eindigen daarvan.

Bewaartermijnen

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt.

Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn worden zeven jaar bewaard nadat jij uit dienst bent getreden. Loonbelastingverklaringen en een kopie van jouw identiteitsbewijs worden vijf jaar bewaard nadat jij uit dienst bent getreden, net als jouw NAW-gegevens, geboortedatum en BSN.

Administratieve verzuimgegevens worden in principe bewaard tot twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie. In het geval van langdurige arbeidsongeschiktheid, wordt het re-integratiedossier niet langer bewaard dan twee jaar na afronding van de re-integratie.  

Voor de overige gegevens (zoals de arbeidsovereenkomst, verslagen van functioneringsgesprekken en verslaglegging bij arbeidsongeschiktheid) geldt in beginsel een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is geëindigd. 

Camerabeelden worden na 4 weken gewist, tenzij een incident (zoals diefstal, verduistering of vernieling) is waargenomen. Dan worden de camerabeelden bewaard tot het incident is afgehandeld. 

Gegevensverstrekking

D&F verstrekt jouw persoonsgegevens alleen aan derden indien deze doorgifte is gebaseerd op een wettelijke grondslag. Deze derden mogen jouw persoonsgegevens slechts verwerken voor de die doeleinden. Aan de volgende instellingen wordt een deel van jouw persoonsgegevens doorgegeven:

• Belastingdienst, dit in verband met de belastingheffing;
• Alfa Accountants en Adviseurs, in verband met de salarisadministratie;
• Pensioenfonds [naam pensioenfonds];
• Mepros, in verband met bedrijfsmedische zorg;
• UWV, bij (langdurige) arbeidsongeschiktheid;
• Accountant [naam accountant] in verband met de accountantscontrole;
• Politie bij eventuele strafzaken;
• Deurwaarder bij eventueel loonbeslag.

Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) worden verwerkt. Wij verwerken jullie persoonsgegevens niet buiten de EER. 

Rechten

Op grond van de AVG heb jij een aantal rechten ten aanzien van de verwerkingen van jouw persoonsgegevens:

1. Het recht ons te verzoeken om inzage van jouw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt;
2. Het recht ons te verzoeken om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens en aanvulling van onvolledige persoonsgegevens;
3. Onder omstandigheden het recht ons te verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens;
4. Onder omstandigheden het recht ons te verzoeken de verwerking te beperken;
5. Onder omstandigheden het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens;
6. Het recht toestemming in te trekken, indien je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens;
7. Het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Tevens heb je onder omstandigheden het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens. Wij verwijzen jou voor meer informatie naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uitoefenen van rechten en klachten

Indien jij één van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen of  indien jij van mening bent dat de wettelijke bepalingen inzake de privacybescherming dan wel de bepalingen van het privacyreglement van D&F niet worden nageleefd, kun je contact opnemen met Karin Janzon of Brigitte van Wijk van personeelszaken door een e-mail te sturen naar werkenbij@solow.nl

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 29-03-2024.

D&F is gerechtigd deze privacyverklaring aan te passen.  Het is daarom raadzaam geregeld de meest actuele privacyverklaring te raadplegen, zodat jij op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. 

Contactgegevens

Onze contactgegevens zijn: 

D&F Commodity Trade B.V.

Newtonweg 6, 4104 BK Culemborg

Tel: + 31 345 62 14 32

E-mail: werkenbij@solow.nl